Kräfte gebündelt und erfolgreich digitalisiert

Hamburger Kliniken setzen Lösungen gemäß der KHZG-Fördertatbestände 3 bis 6 in nur wenigen Monaten um

In einer Zeit von Personalmangel und einer hohen Projektdichte für Krankenhäuser und Industrie haben drei nach dem Belegarzt-Prinzip arbeitende Kliniken in Hamburg, das Krankenhaus Jerusalem, die Facharztklinik Hamburg und die SKH Stadtteilklinik bewiesen, dass Kräfte bündeln Zeit und Ressourcen spart. Gemeinsam haben sie erfolgreich mithilfe der KHZG-Förderung Pflege und Medikation digitalisiert. In nur sechs Monaten wurden die Pflegefachlösung apenio® und die Medikationslösung ID MEDICS® in das vorhandene CLINIXX® KIS integriert, Prozesse abgestimmt und alle fest in den Krankenhäuser tätigen Anwender geschult.

Dabei haben die drei Leistungserbringer und die drei Anbieter gezeigt, wie gut Digitalisierungsprojekte funktionieren, wenn Kräfte gebündelt und Fachlösungen von Experten eingesetzt werden. Die Geschäftsführer freuen sich heute über eine deutlich gestiegene Qualität der Dokumentation. Diese erfolgt mit der kompletten Digitalisierung für alle medizinischen und pflegerischen Aufgaben standardisierter, professioneller und vollständiger. In der Patientenversorgung sparen die pflegenden und organisierenden Professionen Zeit bei der Dokumentation und Planung.

Ausgangslage und Anforderungen

Januar 2022: Drei Krankenhäuser, die ihre Patientinnen und Patienten nach dem Belegarzt-Prinzip betreuen, wollen digitaler arbeiten. Neben den abrechnungsrelevanten und organisatorischen Prozessen, die über das Krankenhausinformationssystem CLINIXX® des Hamburger Anbieters AMC abgebildet werden, sollen nun auch Pflegedokumentation und Medikamenten-Verordnung inklusive Entscheidungsunterstützung und Apotheken-Einbindung digital erfolgen. Ziel ist es, dass die Digitalisierung die Arbeit erleichtert und die Qualität der Dokumentation verbessert.

Dazu Christian Ernst, kaufmännischer Geschäftsführer bei der Facharztklinik Hamburg: „Es ging uns einerseits um wirtschaftliche Aspekte, wie beispielsweise die Gerichtsfestigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation, beides ist wichtig im Fall einer Klage oder im Kontext der Abrechnung mit dem Medizinischen Dienst. Andererseits hat eine lesbare und einheitliche Dokumentation natürlich auch Vorteile in der Zusammenarbeit zwischen allen an der Behandlung Beteiligten.“ Es war deshalb auch erwünscht, dass die neu installierten Lösungen die Mitarbeitenden bei der Dokumentation anleiten. Und zwar bis hin zu Vorgaben in Form von Textbausteinen, die eine Standardisierung, aber auch eine bestimmte Qualität der Dokumentation bewirken.

Die Projektverantwortliche für Digitalisierung der Facharztklinik Hamburg sowie Pflege- und OP-Managerin Lara Thorwirth ergänzt: „Wir wollten mit der Digitalisierung auch das Miteinander zwischen den Professionen verbessern. Beispielsweise sollte die Pflege bei neuen Anordnungen durch Ärztinnen und Ärzte eine Info erhalten oder sofort erkennen, wenn diese während einer OP etwas Wichtiges dokumentiert haben. Weitere Ziele waren es, Doppeldokumentationen zu vermeiden und automatisierte Pflegeberichte zu erhalten.“

Geteilte Arbeit ist weniger Arbeit!

Das Besondere bei diesem Digitalisierungsprojekt war, dass drei organisatorisch eigenständige Einheiten zusammengearbeitet haben. Das Krankenhaus Jerusalem, die Facharztklinik Hamburg und die SKH-Stadtteilklinik wollten gemeinsam vom Know-How der Anbieter aber auch den Erfahrungen in den jeweiligen Einrichtungen profitieren. Dazu Christian Ernst: „Wir sind alle kleine Versorgungseinheiten und arbeiten nach dem Belegarztprinzip. Bei so einer wichtigen Entscheidung wie der Digitalisierung der zentralen Versorgungsprozesse haben wir uns zusammengeschlossen, um zum einen mehr Marktmacht zu haben und zum anderen die Arbeit aufzuteilen. Mit einer gemeinsamen Projektgruppe hatten wir weniger Aufwand für alle Beteiligten.“
Die Anbieterwahl wurde in Abstimmung mit dem bereits etablierten Anbieter des Krankenhausinformationssystems, der AMC Holding, getroffen. Sie fiel auf die Firmen apenio GmbH &Co. KGund ID GmbH & Co. KGaA. Beide Unternehmen bieten ausgereifte Produkte, waren finanziell attraktiv und die Lösungen sind tief in das CLINIXX® KIS von AMC integriert. Dazu Herr Ernst: „Wir haben am Ende auch auf die Empfehlung von AMC vertraut, weil alle bisherigen Projekte grundsätzlich rund liefen und die Schnittstellen funktionieren.“

Projektphase

Um gemeinsam von dem Know-How der Anbieter aber auch den Erfahrungen in den jeweiligen Einrichtungen zu profitieren, wurde ein einrichtungsübergreifendes, interdisziplinäres Projektteam aus IT-Mitarbeitenden, Pflegenden sowie Ärztinnen und Ärzten gebildet, so dass inhaltlich alle Kompetenzen abgedeckt waren. Auch die Anbieter haben im Verbund agiert, als Generalunternehmen ist AMC aufgetreten. Nach der Beauftragung des einen großen Projektes für alle Einrichtungen wurden drei Teil-Projekte definiert, um den unterschiedlichen Zeitrahmen, welchen die jeweiligen Einrichtungen definiert hatten, gerecht zu werden.

Die Projekte liefen parallel, die Systeme gingen aber nicht gleichzeitig live. Projektleiter Jan Dieckmann von AMC berichtet: „Zunächst gab es einen Projektplan für alle, mit dem Ziel 2022 fertig zu werden, doch am Ende konnten nicht alle das Tempo mitgehen. Deshalb haben wir für Schulungen und individuelle Details auch mal einzelne Termine für die jeweiligen Kunden vereinbart und die Planung jeweils angepasst. Theoretisch hätte jede Einrichtung in 2022 starten können, in der Praxis hatten dann vor allem die Belegärztinnen und -ärzte andere Prioritäten.“ Zur Projektsteuerung nutzen die Anbieter ganz pragmatisch Projektpläne über „OpenProject“.

Abgeleitet aus der langjährigen Zusammenarbeit zwischen ID und apenio gibt es abgestimmte Pläne, die die unterschiedlichen Projektstufen abbilden. Alle Mitarbeitenden im Projekt wissen damit zu jedem Zeitpunkt, wann was läuft. Jan Dieckmann: „Wir kennen die Kolleginnen und Kollegen bei ID und apenio und haben regelmäßige Jour Fixe zu allen laufenden Projekten. Da sind wir tief in den Themen des jeweils anderen und gewährleisten so, dass wir den Kunden optimal betreuen können.“

Gemeinsame IT-Projekte sparen Zeit und Geld

Die Rechnung ging auf: Die Häuser haben voneinander profitiert. Gemeinsam wurde beispielsweise besprochen, wie die Arbeitsabläufe künftig ablaufen sollen. Es wurden Fragen beantwortet wie: „Wo erfasse ich Vitaldaten? Im CLINIXX® KIS wie zuvor oder in apenio?“ Um Antworten zu finden, organisierten und moderierten die Anbieter Workshops, in denen alle drei Firmen und die drei Kunden dabei waren. Davon profitieren die Häuser, weil die Anbieter aus Erfahrung berichten und Vorschläge machen können. Herr Ernst empfiehlt: „In dieser initialen Phase der Einführung darf man ruhig etwas mehr Zeit investieren, weil es einfach wichtig ist die Prozesse so abzubilden, wie sie für die Mitarbeitenden passen. Aber auch, wie sie digital abgebildet Sinn machen.“

Am Ende stand eine Lösung für alle und nicht jede Klinik musste das Rad neu erfinden. Das spart Zeit und Ressourcen beim Kunden und bei den Anbietern – zum Beispiel Mitarbeitende. In einer Zeit von Personalmangel und einer hohen Projektdichte ist das ein Vorteil für Krankenhäuser und Industrie. Dr. Juliane Eidenschink, Produktmanagerin bei ID fügt hinzu: „Die Einführung unserer Expertenlösung ID MEDICS® für die digitale Medikamentenverordnung schaffen wir mit apenio und CLINIXX in zwei Monaten inklusive Einrichtung von Schnittstellen.“

FAZIT: „Wir profitieren von der Digitalisierung“

Rund 500 Mitarbeitende arbeiten nun seit über einem Jahr und länger mit den Softwarelösungen für die Pflegedokumentation, Medikation und zur Entscheidungsunterstützung apenio® und ID MEDICS®. Jörn Härtel, Projektleiter bei apenio, lobt besonders die hochqualifizierten Mitarbeitenden in den Krankenhäusern: “Ihre fachlichen- und technischen Kompetenzen haben zur schnellen Umsetzung beigetragen. Sie haben die Erfahrungen und Expertisen von CLINIXX®, ID MEDICS® und apenio® angenommen, sodass diese schnell in die Projekte einfließen konnten. Wir haben sehr sinnvolle kundenindividuelle Wünsche aufgenommen und umgesetzt. Dabei zogen alle an einem Strang, was uns wirklich Freude bereitet hat.”

Auch die Pflege- und OP-Managerin Lara Thorwirth zieht ein positives Fazit: „Wir können die etablierten Pflegestandards aus dem QM nun digital abbilden. Dafür haben wir hausindividuelle Pflegeassessments angelegt. Die Dokumentation ist dank der Assessments und Textbausteine, die nach den Bedürfnissen der Pflege erstellt wurden, übersichtlich und einfach zu handhaben. Zudem haben wir eine sehr gute Übersicht über den Verlauf der Visiten. Mithilfe von Farben sehen wir mit einem Blick, wann wer was dokumentiert hat. Das vereinfacht die Ausarbeitung von Visiteneinträgen der Ärzte und Ärztinnen, vor allem sind diese jetzt leserlich.“ So entfallen zum Beispiel Telefonate für Nachfragen bei veränderter Medikation und das spart Zeit.

Außerdem ist die handschriftliche Übertragung von Zetteln in die Akte überflüssig geworden, da direkt am PC auf dem Verbandswagen dokumentiert wird. Übertragungsfehler gehören somit der Vergangenheit an. Frau Thorwirth ist überzeugt, dass die digitale Dokumentation der Schlüssel zur Effizienzsteigerung in der Pflege ist: „Digitalisierung schafft eine größere Vollständigkeit der Dokumentation, eine bessere Verlaufsdarstellung sowie Freiräume und Zeit für die Kernaufgabe der Pflegkräfte, welche die Betreuung der Patienten ist.“ Zudem sind die Informationen über Patienten hausintern überall abrufbar. Zwar hat die digitale Dokumentation anfangs mehr Zeit beansprucht als die handschriftliche, doch das hat sich mit der Zeit geändert. „Nach dem wir die neuen Arbeitsabläufe verinnerlicht haben, sind wir mit der digitalen Dokumentation nun wesentlich schneller und vollständiger als vorher“, freut sich Frau Thorwirth.
Tatsache ist, dass sich die gewohnten Arbeitsabläufe durch die digitale Fallakte verändert haben. „Je nach digitaler Kompetenz fiel diese Umstellung unterschiedlich leicht beziehungsweise schwer. Hier wurde der Generationenunterschied deutlich, der jedoch sehr positiv kompensiert wurde. Jung half Alt und Alt fragte Jung ohne Vorbehalte. Die außerordentliche Bereitschaft der Mitarbeitenden sich gegenseitig zu unterstützen ist mir sehr positiv im Gedächtnis geblieben,“ schließt Lara Thorwirth die Liste der aus Sicht der Anwendenden positiven Effekte der Digitalisierung von Pflege und Medikation.

Engagement und Motivation treiben Digitalisierung voran

Mit Blick auf das große Ganze fasst Geschäftsführer Christian Ernst zusammen: „Zum Projekt und der Einführung an sich kann ich fast nur Positives berichten. Wir haben den Projektzeitplan unterschritten, die Anbieter hatten ausreichend Zeit für uns und haben uns gut begleitet. Eine Herausforderung war, die in unserer Einrichtung über 90 externen Operateure umzustellen. Ende 2023 haben wir es nun endlich geschafft, die Parallelwelten aus Papierdokumentation und digitaler Datenerfassung aufzulösen. Unsere Dokumentation ist nun standardisierter, professioneller und vollständig, wir haben einen schnellen Einblick in Altakten und damit unser Ziel erreicht, komplette, gerichtsfeste Akten zu erhalten, auf die wir schnell und einfach zugreifen können.“

Fakten im Überblick

• Beauftragung FTB 3 – 5 im Januar 2022:
• P3: Elektronische Dokumentation von Pflege- und Behandlungsleistungen
• P4: Teil- oder vollautomatisierte klinische Entscheidungsunterstützungssysteme
• P5: Digitales Medikationsmanagement (Pflegedokumentation
• Projektstart: Ende April, Anfang Mai 2022
• Go-Live: Oktober / November 2022
• Projektphase insgesamt: 4 bis 6 Monaten für FTB 3 – 5
• Sukzessive Umstellung der Belegärztinnen und -ärzte

Interviewpartner

Facharztklinik Hamburg

Fachliche Kompetenz, hohe medizinische Qualität und Patientennähe – dafür steht die Facharztklinik Hamburg. Bei uns erfahren Sie medizinische Versorgung aus einer Hand: Von der Diagnose in der Praxis über die Operation und Betreuung in unserer Klinik bis zur Nachbetreuung in der Praxis liegt die Behandlung in der Hand des vertrauten niedergelassenen Facharztes

SKH Stadtteilklinik Hamburg und Psychiatrischen Tagesklinik in der Praxisklinik Mümmelmannsberg

Die SKH Stadtteilklinik Hamburg befindet sich in einem bevölkerungsreichen, multikulturellen Quartier der Hansestadt Hamburg. Sie versteht sich als Brücke zwischen der ambulanten Versorgung durch niedergelassene Haus- und Fachärzt*innen und der stationären Versorgung in einem großen Krankenhaus. Die Belegärzt*innen der SKH Stadtteilklink Hamburg übernehmen die wohnortnahe stationäre medizinische Grundversorgung. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit einer kurz stationären allgemeinmedizinischen Versorgung

Krankenhaus Jerusalem

Seit dem Jahr 1913 vereint das Krankenhaus Jerusalem am Standort Hamburg-Eimsbüttel Fachkompetenz mit intensiver persönlicher Zuwendung, bietet ärztliche Spezialisierung und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Das Mammazentrum Hamburg am Krankenhaus Jerusalem ist ein fachärztliches Kompetenzzentrum zur Behandlung von Erkrankungen der weiblichen Brust. Mammazentrum und  Jerusalem zählen zu den größten Brustzentren Deutschlands. Wir zeichnen uns dadurch aus, dass wir zusammen mit unseren Partnern den Patientinnen von der Diagnose, über die OP, die Chemotherapie (mit und ohne Kühlkappe), der Traditionellen Chinesischen Medizin (TCM) bis zum Perückenstudio und dem Sanitätshaus umfassend helfen können. Unsere Spezialisten des Gynäkologischen Operationszentrums betreuen Sie auch bei komplizierten Eingriffen mit hoher Kompetenz und Sicherheit. Wir helfen Ihnen von Herzen gern.