Die Key User Schulung – Erfolgsgarantie für IT-Projekte?

Damit auch Ihr Krankenhaus es schafft, Gewohntes zu durchbrechen und Digitalisierung sinnvoll einzuführen, empfehlen AMC-Experten Key-User-Schulungen.

„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier.“ Ohne Gewohnheiten wäre unser Gehirn mit der Komplexität dieser Welt überfordert. Gewohnheiten sind erlernte Muster, die sich über Jahre hinweg einschleifen und im Gehirn festigen, je öfter wir ihnen nachgehen. IT-Projekte im Krankenhaus hingegen bringen Veränderungen mit sich, die dazu führen, dass Gewohnheiten durchbrochen werden müssen.

Wissen fördert die Akzeptanz

Ein Weg, um der Herausforderung „Gewohnheit“ in IT-Projekten erfolgreich zu begegnen, sind Key-User-Schulungen. Die Schulung hilft Know How aufzubauen, Akzeptanz mit dem Neuen zu schaffen und trägt sogar dazu bei, dass Krankenhäuser Geld sparen. Denn Key-User sind Expertinnen und Experten für das neue System. Als interne Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner helfen sie anderen Mitarbeitenden und unterstützen so den IT-Support.

1. Der Expertenrat: Key-User*innen sind wichtig …

„Wenn wir unser KIS CLINIXX® einführen, dann ändern sich auch die Arbeitsabläufe in einem Krankenhaus. Häufig sind es genau diese Veränderungen, die dazu führen, dass Anwender*innen die Anwendung nur sehr eingeschränkt nutzen und das Potenzial der Digitalisierung sich nicht vollständig entfalten kann,“ sagt Jasna Ehlers, Teamleiterin Projekt bei der AMC Holding. “Mit dem Konzept der Key-User-Schulung haben wir positive Erfahrungen gemacht, weil damit die Akzeptanz der Software steigt.“

2. Schulung für eine erfolgreiche Software-Einführung

Deshalb rät sie Krankenhäusern, das Training für die neue Software mit dem Key-User-Modell durchzuführen. Wenn in einem Projekt Key User*innen definiert sind, so sind diese in der Regel eng in die Einführung der Software eingebunden. Sie haben den Überblick über die Themen, die bei der Arbeit im Krankenhaus wichtig sind.

3. Wissen der Key User erhöht die Qualität der Nutzung

Dank ihrer Ausbildung übergeben Key User*innen wichtige Informationen zur Nutzung der Software an die Projektleiter*in inhouse und beim IT-Anbieter und sorgen dafür, dass die Kollegen*innen im Krankenhaus mit dem neuen System arbeiten können.

4. Die Key-User-Schulung fördert gewissenhaftes Arbeiten

Im Vergleich zum Vorgehen, alle AnwenderInnen vom IT-Anbieter zu schulen, hat das Model der Key-User Schulung wichtige Vorteile. Es ist zum einen günstiger für das Krankenhaus, da der Trainingsaufwand für den IT-Anbieter geringer ist. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Key-User zu Experten ausgebildet werden.

5. Teilnehmer*innen kennen die Prozesse

Alle Teilnehmer*innen an der Key-User-Ausbildung lernen die Anwendung sehr intensiv kennen, beschäftigen sich aber auch mit den eigenen Arbeitsprozessen. Nach der Schulung müssen sie verstehen, wie der Arbeitsalltag mit deren Unterstützung funktioniert. Nur so können sie später all diejenigen Mitarbeiter*innen schulen, die das neue System im Alltag nutzen sollen.

6. Key-User Ausbildung fördert Akzeptanz

Je Berufsgruppe empfiehlt die AMC Holding zwei bis vier Verantwortliche zu definieren und für die Mitarbeit im Projekt stundenweise freizustellen. So lernen die Key-User*innen die neue Anwendung sehr gut kennen.

7. Key-User entlasten IT-Support

Dank der intensiven Schulung und der engen Einbindung beim Start der neuen Software können Key-User nach dem Go-Live viele Fragen der Mitarbeiter*innen selbst beantworten und kleinere Probleme auch ohne den IT-Anbieter lösen. Damit sinkt die Fehlerquote, gleichzeitig steigt die Akzeptanz der Nutzung im Unternehmen.

8. First-Level-Support nach Projektschluss

Die Teilnehmer*innen von Key-User-Ausbildungen übernehmen nach dem Go-Live in der Regel den First-Level-Support. Mit den durch das Training erlangten Kenntnissen sind sie in der Lage, andere User über das System zu informieren und sie im Umgang mit der Software zu schulen. Damit sparen sie Support-Kosten für die Klinik und erhöhen zudem die Geschwindigkeit bei der Problemlösung für die einzelnen KollegInnen.

Expertenrat: Mit diesen Personen funktioniert die Software-Einführung

„Der/die Projektleiter*in“ behält das große Ganze im Blick

Er/Sie steht in enger Abstimmung mit dem Projektleiter oder der Projektleiterin des Softwareunternehmens und kennt das Ziel, das mit der Einführung einer neuen Anwendung verfolgt wird. Er/Sie hält intern alle Fäden zusammen, kümmert sich darum, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter*innen Zeit für ihre Aufgaben finden und plant die einzelnen Schritte.

Wichtige Aufgabe

Bei gravierenden Abweichungen bzw. Störungen informiert sie/er das Softwareunternehmen und nimmt an regelmäßig Ist-Stand Besprechungen statt.

„Teilprojektleiter*innen“ sind Experten bzw. Expertinnen auf einem bestimmten Fachgebiet

Er oder Sie kennt sich zum Beispiel in der Pflegedokumentation oder der ärztlichen Dokumentation aus. Ihre oder seine Aufgabe ist es, die Anforderungen an die Software zu ermitteln und dem Softwareanbieter die Arbeitsabläufe zu skizzieren.

Wichtige Aufgabe

In Abstimmung mit dem Anbieter definieren sie die Ausgestaltung der neuen Applikation (Customizing) und sorgen dafür, dass die Anwender*innen ihre Arbeit mit der digitalen Begleitung besser erledigen können, also zuvor.

„Key-User*innen” – haben Interesse an Digitalisierung und der Verbesserung der Prozesse

Sie sind offen für Veränderungen und können Kolleginnen und Kollegen begeistern. Im Rahmen des Projektes und der Schulung eignen sie sich Wissen über die Funktionen Anwendung an und sorgen gemeinsam mit dem Anbieter dafür, dass Prozesse korrekt abgebildet werden. Sie geben Rückmeldung zur Optimierung an den Anbieter und geben schließlich interne Kurse in Ihrem Unternehmen.

Wichtige Aufgabe

Sie stehen als Ansprechpartner*in für alle Nutzer*innen der Anwendung im Unternehmen bereit, sollte es Fragen geben.

Fazit: Eine Key User Schulung ist wichtig und macht Spaß

“Die Arbeit mit den Key-Usern macht großen Spaß, weil auch wir von ihnen viel lernen”, sagt Jasna Ehlers.

“Mit jedem Projekt und jeder Key-User-Schulung, die wir geben, erhalten wir neue Kenntnisse, die uns helfen, besser zu werden.”

Aber: Auch Verantwortung ist ein wichtiges Thema

Digitalisierung kann nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn es klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung gibt. Das Konzept der Key-User-Schulung ist ein Weg, fachliche Themen im Unternehmen zu adressieren.

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